Privacyreglement & beleid – Ansbertus Juridische Diensten BV

In dit reglement laat Ansbertus Juridische Diensten BV, hierna verder aangeduid als ‘Ansbertus’, zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy, en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de klant, haar personeel en Ansbertus en staat daarmee hoog op de agenda. Ansbertus heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief is. Ansbertus is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van Ansbertus. Het beschermen van de privacy is complex, en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan, en de privacy waarborgen.

1. Wetgeving en definities

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld; naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen. Bijvoorbeeld een Klantenservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA).

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals: vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, en vernietigen.

2. Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen Ansbertus. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen Ansbertus plaatsvinden.

3. Verantwoordelijke

De directie van Ansbertus is verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens Ansbertus worden uitgevoerd.

4. Verwerkingen (Artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

• Verzamelen, vastleggen en ordenen

• Bewaren, bijwerken en wijzigen

• Opvragen, raadplegen, gebruiken

• Verstrekken door middel van doorzending

• Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen

• Samenbrengen, met elkaar in verband brengen

• Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (Artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd.

Ansbertus heeft de volgende verwerkingsdoeleinden en rechtsgronden voor persoonsgegevens vastgesteld:

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat of voor de uitvoering van de belastingwet.

• om de overeenkomst met de betrokkenen gesloten te kunnen uitvoeren

• het na toestemming van de betrokkene bewerken van persoonsgegevens voor een specifiek doel

• voor marketingactiviteiten en het verbeteren van de dienstverlening van Ansbertus

• voor het analyseren van de website door bezoekers

• om communicatie en analyse van de communicatie (via NAW en e-mailgegevens) binnen en buiten Ansbertus mogelijk te maken

Als persoonsgegevens worden gebruikt voor een ander doeleind dan waarvoor ze zijn verkregen kan dat alleen indien dat andere doeleinde verenigbaar is met het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens zijn verkregen.

Rechtmatige grondslag (Artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking bij Ansbertus alleen mag plaatsvinden:

• Om een verplichting na te komen die in de wet staat

• Voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene voor de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen

• Als de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden

• Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Ansbertus of van een derde

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet, en op een zorgvuldige wijze plaatsvindt. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen, of minder (belastende), persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden moet daar altijd voor gekozen worden.

De gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht. Daarnaast beveiligt Ansbertus alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft.

Doorgifte (Artikel 44 t/m 50, AVG)

Ansbertus geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

5. Transparantie en communicatie

Informatieplicht (Artikel 13,14, AVG)

Ansbertus informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan Ansbertus geeft, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop Ansbertus met persoonsgegevens om zal gaan. Ansbertus verwijst betrokkene naar dit Privacy reglement.

Bewaartermijn & Verwijdering

Ansbertus bewaart de persoonsgegevens minimaal 7 jaar na ontvangst van de gegevens en niet langer dan nodig is voor de uitvoering van Ansbertus taken en wettelijk is voorgeschreven. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden, of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (Artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan Ansbertus te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt. Dit omvat ook inzage van een rectificatie.

• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij Ansbertus om dit te corrigeren.

• Recht van verzet (intrekken toestemming): Betrokkenen hebben het recht aan Ansbertus te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken voor zover dat door de wet is toegestaan en zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor de intrekking daarvan.

• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen nadat de wettelijke termijnen zijn verstreken.

• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. Ansbertus zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.

• Recht op gegevensoverdracht: Betrokkenen hebben het recht tot gegevensoverdracht zover de wet zich hier niet tegen verzet.

Voornoemde informatie hoeft niet verstrekt te worden indien:

• de betrokkenen reeds over die informatie beschikt

• het verstrekken van die informatie onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning zou vergen

• het verkrijgen of verstrekken van de gegevens uitdrukkelijk is voorgeschreven bij wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke van toepassing is.

• de persoonsgegevens vertrouwelijk moeten blijven uit hoofde van een beroepsgeheim of een statutaire geheimhoudingsplicht

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail of een online webformulier ingediend worden. Ansbertus heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal Ansbertus laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij Ansbertus, of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan Ansbertus aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

6. Plichten van de Ansbertus

Register van verwerkingen (Artikel 30, AVG)

Ansbertus is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan Ansbertus de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

• De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

o De doelen van de verwerking;

o Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

o Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

o Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

o De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist. Ansbertus past de bewaartermijnen toe zoals die o.a. zijn vastgelegd in de Burgerlijk Wetboek.

o De persoonsgegevens worden beveiligd naar de stand van de techniek. Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (Artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De Ansbertus voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Aanstellen van een Functionaris voor gegevensbescherming (FG) (Artikel 37 t/m 39, AVG)

De Ansbertus heeft een FG aangesteld. De FG is betrokken bij alle aangelegenheden die verband houden met de bescherming van persoonsgegevens. De taken van de functionaris zijn informeren, adviseren, toezicht houden, bewustwording creëren, en optreden als contactpersoon met de AP. De FG is verantwoordelijk voor het structureel toetsen van de implementatie en de uitvoering van de wettelijke eisen en dit reglement. Contact met de FG kan opgenomen via e-mail: privacy@ansbertus.nl

Datalekken (Artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt Ansbertus dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan het AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt Ansbertus dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting

Als Ansbertus een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van Ansbertus worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist de directie van Ansbertus.

Disclaimer: Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.